Vietgle Tra từ - Định nghĩa của từ 'Document Management' trong từ điển Lạc Việt

Vietgle Tra từ

Chuyên ngành Anh - Việt

Document Management

Tin học

Quản lý Tài liệu Quản lý tài liệu là lưu trữ, phân loại, và tìm kiếm tài liệu, bảng biểu, đồ thị và ảnh. Mỗi tài liệu có một mẫu tin chứa thông tin như tác giả, mô tả tài liệu, ngày tạo, loại ứng dụng. Các tài liệu như thế thường được lưu trữ trên băng từ hoặc đĩa quang để có thể truy cập sau nầy. Quản lý tài liệu thường được hiểu là EDM (electronic document management). Đối với công ty luật, quản lý tài liệu ghi lại tất cả các hoạt động xảy ra đối với tài liệu, như số lần đánh trên bàn phím, số lần hiệu chỉnh... để có thể tính tiền với khách hàng. AIIM (Association for Information and Image Management International) AIIM là tổ chức gồm 9000 thành viên, quản lý tài liệu ảnh và các chuẩn chuyển đổi. Đây là tổ chức che chở cho DMA (Document Management Alliance) và ODMA (Open Document Management API). AIIM được ủy nhiệm bởi ANSI (American National Standards Institute). Địa chỉ trên Internet của tổ chức nầy là www.aiim.org. DMA là một liên minh của AIIM, bảo đảm các ứng dụng quản lý tài liệu có khả năng vận hành qua lại (interoperable). DMA đã phát triển khung quản lý tài liệu, định nghĩa các giao diện và các dịch vụ quản lý tài liệu. Ví dụ, dịch vụ truy vấn (query service) cho phép người dùng tìm kiếm từ nhiều nguồn trên mạng và dịch vụ thư viện cho phép người dùng truy cập thông tin mới nhất. Đặc tả ODMA là một API độc lập với môi trường. Nó chạy trên Windows, Macintosh và các môi trường khác. ODMA được hỗ trợ bởi các nhà cung cấp lớn như Novell, Saros, Documentum, Interleaf và FileNet. Có cả phiên bản mở rộng ODMA Extension cho Workflow. Có thể biết thêm chi tiết ở website của AIIM. Theo AIIM, tài liệu chứa “tài sản trí tuệ của tổ chức, kiến thức của những người trong tổ chức, cùng với thông tin và dữ liệu”. Tài sản quí giá nầy phải được quản lý và bảo vệ. Mọi thông tin công ty biết về mình, các sản phẩm và dịch vụ của họ, khách hàng và môi trường kinh doanh đều được lưu trữ trong tài liệu”. Các tài liệu điện tử chứa thông tin multimedia, gồm đồ họa, âm thanh và video. Các tài liệu vật lý có thể quét, đánh chỉ số, và lưu trữ trên máy tính để truy cập nhanh. Kỹ thuật nhận dạng quang học (OCR) được dùng để “đọc” tài liệu và chuyển sang dạng văn bản. Khi lưu trữ, có thể sao chép tài liệu. Có thể cắt một phần tài liệu và dán sang tài liệu khác. Việc quản lý tài liệu trở nên quan trọng khi người dùng trên mạng bắt đầu khai thác công nghệ nầy. Theo AIIM, một hệ quản lý tài liệu cần làm những việc sau: Quản lý các tài liệu lưu trữ và phân bố trong toàn công ty Cung cấp dịch vụ như lưu trữ, theo dõi, đánh phiên bản, đánh chỉ số và tìm kiếm tài liệu. Quản lý việc hiệu chỉnh tài liệu Thông tin truy cập được từ bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Tạo điều kiện để truy cập dễ dàng hơn thông qua mạng máy tính Xử lý tài liệu ảnh và các mẫu báo cáo Cung cấp công nghệ workflow và groupware cho việc quản lý tài liệu hướng giao tác. Các sản phẩm Quản lý tài liệu dùng Web Đa số các nhà cung cấp phần mềm quản lý tài liệu chuyển sang công nghệ web. Máy chủ web và HTML là một ví dụ về hệ quản lý tài liệu. Tài liệu được lưu trữ dưới dạng HTML, mà các trình duyệt web (web browser) đều đọc được. Trình duyệt web là giao diện chung cho tài liệu trên mọi máy chủ web. Vì HTML có các liên kết (hyperlink), người dùng có thể chuyển nhanh sang các phần tham chiếu. Văn bản HTML cũng chứa các đối tượng khác như nút, khi nhấp vào nó tự động thực thi chương trình hoặc truy vấn với CSDL, hoặc chạy các applet và ActiveX. Dưới đây là hai ví dụ: Information Dimensions’ BASIS Document Manager Hệ nầy giúp điều khiển, quản lý, và truy xuất tài liệu. Nó gồm dịch vụ thư viện, kiểm soát tài liệu, chuyển giao tài liệu, bảo đảm an toàn tài liệu và kiểm tra tính hợp lệ của việc sử dụng tài liệu. Các tài liệu cùng với thuộc tính của chúng được lưu trữ trong CSDL quan hệ BASISplus, được tối ưu hóa cho các đối tượng tài liệu. Các loại tài liệu gồm SGML, HTML, tài liệu từ các hệ soạn thảo văn bản. Có thể thăm website của Information Dimension tại địa chỉ http://www.idi.oclc.org. IntraNet Solutions’ Intra.doc! Hệ quản lý Intra.doc! giúp các công ty tự động bảo trì website chứa nhiều tài liệu, như tài liệu về sản phẩm, các chính sách và thủ tục, giá cả và nhiều thông tin khác. Có thể website của Intranet Solutions tại địa chỉ http://www.intranetsol.com. Từ mục liên quan Backup and Data Archiving; Compund Documents; EDI (Electronic Data Interchange); Groupware; Imaging; Information Publishing; Storage Management Systems; và Workflow Management. THÔNG TIN TRÊN INTERNET AIIM International http://www.aiim.org Document Management Industries Association http://www.dmia.com FORM Magazine online http://www.formmag.com Document management links at FORM magazine http://www.formmag.com/links.html

Thông tin tài khoản

Cùng học ngoại ngữ

Thư viện tài liệu