Tin học
kết hợp thư
Trong các main xử lý từ, đây là một trình tiện ích rút thông tin từ một cơ sở dữ liệu ra-thường là bản danh sách gửi thư-và đưa nó vào trong một tài liệu mẫu để tạo ra nhiều bản sao của tài liệu đó. Mỗi bản sao sẽ có những thông tin lấy từ một bản ghi trong cơ sở dữ liệu này.
Một ứng dụng phổ biến nhất của tiện ích này là tạo ra những bức thư theo dạng riêng cho cá nhân. Bạn có thể thảo một bức thư mang nội dung gửi chung cho tất cả các người nhận, rồi sau đó dùng kết hợp thư để chen thêm tên, địa chỉ, và các thông tin cá nhân khác (nếu cần) của người nhận vào trong thư đó. Ví dụ: " Với tất cả lòng thành thực. Dr. Richards, chúng tôi chưa bao giờ nhận được một lời than phiền nào về sản phẩm này vào ngày 3 tháng 10" .
Dùng chương trình xử lý từ để thành lập cơ sở dữ liệu gọi là tệp tin thứ cấp hoặc tệp tin dữ liệu, và lập ra một tệp sơ cấp (đôi khi còn goi là tài liệu mẫu) chứa nội dung mà bạn cần gửi đi. ở chỗ tên, địa chỉ, và các thông tin riêng khác của người nhận mà bạn muốn chèn thêm vào tệp, là các mã chỉ dẫn về các trường hợp cơ sở dữ liệu tên-và-địa chỉ. Cuối cùng, bạn đưa vào một lệnh để in ra bản sao tệp sơ cáp ứng với từng bản ghi tên-địa chỉ trong cơ sở dữ liệu thứ cấp.
Lời khuyên:
Hầu hết các chương trình đều cho phép bạn có thể thực hiện kết hợp thư có điều kiện, nó sẽ in ra một đoạn văn bản tuỳ chọn nếu bản ghi cơ sở dữ liệu thoả mãn một điều kiện quy định trước.